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Après deux années très difficiles, vous avez besoin de vous faire remplacer durant votre absence.

Après avoir parcouru les sites de réservation vous savez enfin vers quelle destination vous tournez ?

Au retour des beaux jours, et avec l’arrivée du soleil, les vacances sont sur les lèvres de tous !

Mais comment gérer l’absence de vos collaborateurs ?
Comment pallier une surcharge de travail estivale avec un sous-effectif ?

Le travail ne cesse pas bien sûr, mais il est possible de recourir a des services extérieurs pour passer un été sans souci et maintenir votre chiffre d’affaires.

Retrouver dans ce nouvel article quelques conseils pour partir en vacances en toute sérénité !

Anticiper le remplacement pour éviter le stress lié à votre absence

Pour éviter le stress et avoir l’esprit tranquille durant vos vacances, tant méritées après cette pandémie, rien de tel que l’anticipation.

Ce stress pourra avoir un impact à plusieurs niveaux.

Durant votre absence, vous serez amener à vous poser des questions sur l’efficacité de votre remplaçant.

Mais également sur vos collaborateurs qui pourront souffrir de son incompétence. A votre retour la charge de travail sera décuplée.

Si vous êtes plusieurs dans la structure, la formation du nouveau personnel ne pourra reposer sur une seule personne. La répartition des tâches à accomplir est essentielle.

De même pour la personne qui rejoindra votre équipe, il s’agit d’acquérir une multitude de compétences.

En effet, le besoin peut se concentrer sur un seul service, mais il se peut qu’on ait besoin d’elle ailleurs également.

Ensuite, il faut savoir que l’expérience ne se transmets pas d’un coup de baguette magique.

Prendre le temps est donc la meilleure formule pour accueillir du personnel saisonnier.

Comment préparer votre poste à la venue d’un remplaçant durant votre absence ?

Comme dit plus haut, pour se faire remplacer durant votre absence, le principal élément est de prendre le temps.

Un nouveau venue, même s’il dispose de compétences, doit s’adapter à votre rythme quotidien.

Pour cela, vous allez pouvoir lui établir un planning précis de vos différentes tâches.

En ce qui concerne les tâches récurrentes, vous pourrez lui communiquer une liste qu’il faudra effectuer chaque jour comme la lecture des mails, la vérification des consommables ou encore le tri et la répartition des courriers.

Pensez également à présenter ce futur collaborateur au reste de l’équipe qui l’entourera.
Il ne saura pas d’emblée que Sandra est la comptable ou que Joseph est le manager.
Outre la présentation, une fiche synthétique de leurs attributions sera également utile afin que ce nouveau membre de l’équipe puisse aller chercher les informations auprès des bonnes personnes.

Expliquer lui enfin quel rôle ils jouent vis à vis de votre poste et des fonctions qu’il ou elle occupera à votre place.

Lors de mes remplacements, je rédige une liste des noms, prénoms, numéros de téléphone et mails des collaborateurs, clients et fournisseurs ! »

Les présentations de l’équipe étant faites, il faudra prévoir de faire une reconnaissance des lieux qu’il arpentera durant son temps de remplacement.

En effet comme dit plus haut, si l’on sait désormais que Sandra est la comptable, il est intéressant de savoir si son bureau est au 2ème ou 3ème étage, ou si elle est dans le bâtiment principal ou une annexe !

Il est également d’importance de comprendre le classement des archives afin de disposer de repères dans une organisation qui pourrait être totalement différente. Chacun ayant des préférences d’archivages. Cela évitera des recherches infructueuses durant des heures.

Enfin, au sein même de votre bureau, montrez lui son espace de travail et là où se trouve toutes les informations ou fournitures nécessaires lors de sa présence.

Expliquer la priorisation des tâches pour palier son absence

En tant que nouvel arrivant dans une structure, il est parfois difficile de gérer les priorités.

Votre mission consistera donc à noter ou hiérarchiser les tâches.
Vous devrez déterminer celles qui sont les plus importantes pour le fonctionnement de l’entreprise a minima.

Afin de vous éviter des pensées parasites lors de vos vacances, noter tout, même plusieurs semaines ou mois avant votre remplacement.

De même, archivez ces fiches qui pourront vous être utiles en cas de futur remplacement.
Elles permettront également de revoir votre façon de travailler ou d’obtenir un gain de productivité au sein de votre poste.

« Mince ! J’ai oublié de lui dire de contacter Mr Lorenzi !! »

Prendre des notes et faire un débriefing commun

Pour ne pas perturber le fonctionnement de vos autres collaborateurs sans cesse, préparez une check-list afin qu’aucune tâche ne soit omise !

Rien de tel que noter par écrit.
Et si nécessaire faire une copie pour chaque jour de présence, et cocher chaque tâche réalisée.

En un rapide coup d’oeil, cela vous permettra de vérifier que les actions qui devaient être réalisées le sont en temps et en heure.

Auquel cas une correction rapide pourra être apportée le jour même.

Déléguer pour une immersion active

La clef de la passation de relais est le temps bien sûr, mais l’immersion au sein de votre poste de travail est essentielle.

Déléguer et responsabiliser votre remplaçant lui permettra de se sentir à l’aise, de prendre ses marques, et dans un second temps, de faire un rapide retour d’expérience et si besoin de corriger le tir.

Montrer votre travail au quotidien permettra une prise en main rapide des tâches à accomplir.
De plus cela pourra susciter un intérêt pour votre travail.

Un débriefing en fin de journée permettra de faire remonter les difficultés ou les actions qui sont moins bien maîtrisées.

Ce moment est préférable plutôt que celui où vous serrez en pleine séance de bronzage.

« Le partage, la transmission et l’échange sont les clefs de la communication, nul n’a la science infuse. »


Pour conclure, et vous permettre de profiter pleinement de ce repos, plus que mérité, n’hésitez pas à laisser votre numéro de téléphone.
Encore mieux, votre mail personnel pour rassurer votre remplaçant durant votre absence.
Le téléphone ne sera pas la meilleure méthode si il y un décalage horaire.
Cela vous évitera de devoir rattraper ses possible erreurs à votre retour, ce qui annulerai le bénéfice des congés.

Si vous avez bien transmis tous les conseils de cet article, vous ne devriez pas être dérangé.
Ainsi vos vacances pourront se dérouler merveilleusement bien.

Pour déléguer votre accueil téléphonique durant votre absence, la société Nota Bene est à vos côtés depuis 1996.

Et ce tout au long de l’année, en été comme en hiver.
Durant vos absences prévues ou non, en quelques gestes, vous pouvez transférer rapidement vos appels vers nos télésecrétaires.

Arès le choix d’une destination de rêve, n’hésitez pas à demander un devis.

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